Tujuh Kalimat Email Bisnis Yang Harus Dihindari
Sebagai seorang professional, sehari-hari kita tidak lepas dari yang namanya surat elektronik atau email. Email merupakan hal penting dalam bisnis. Kesuksesan sebuah negosiasi bisnis dapat ditentukan oleh cara mengirim atau membalas email. Jadi penting untuk memeriksa dengan detil isi sebuah email berulang-ulang, sebelum mengirimkannya. Karena jika ada kalimat yang salah atau tidak sopan, dapat menyinggung si penerima email, dan berujung pada gagalnya sebuah transaksi bisnis.
Berikut beberapa tips untuk menghindari kesalahan saat mengirimkan email bisnis. Ingat, email menunjukkan kredibilitas kita secara personal dan perusahaan. Jadi simak penjelasannya, agar kita dinilai kompeten berkomunikasi melalui email, sebagai berikut :
1. Kalimat “Maaf untuk keterlambatan membalas email ini”, ganti dengan “Terima kasih untuk kesabaran Anda”
Jangan terang-terangan menunjukkan Anda terlambat dalam membalas sebuah email. Karena mungkin saja orang yang mengirim email lupa dengan email tersebut, justru dengan meminta maaf karena terlambat membalas akan mengingatkannya pada “kesalahan” Anda, lalai membalas email. Jadi lebih baik cukup mengucapkan terima kasih karena kesabarannya menunggu email balasan dari Anda.
2. Kalimat “Saya tidak tahu”, ganti dengan “Saya akan mencari tahu”
Dengan langsung mengatakan tidak tahu pada suatu hal, akan mengesankan Anda malas dan tidak berusaha lebih dahulu mencari tahu. Jadi sebaiknya Anda mengatakan akan mencari tahu terlebih dahulu. Penerima email Anda akan sangat menghargai upaya tersebut.
3. Kalimat “Saya tahu”, ganti dengan “Anda Benar”
Adalah bijaksana bersikap tidak terkesan sok tahu meskipun Anda benar-benar tahu. Dengan mengatakan “Anda benar” penerima email akan mendapat kesan Anda bukan hanya memahami hal yang dimaksud, tetapi juga menghargainya.
4. Kalimat “Saya tidak ada pekerjaan apapun hari ini”, ganti dengan “Saya belum ada jadwal pertemuan apapun”
Jangan mengatakan seolah-olah Anda menganggur di kantor. Walaupun Anda sedang senggang, sebaiknya secara diplomatis Anda mengatakan belum ada janji pertemuan apa-apa, jika ditanyakan tentang skedul pertemuan dan Anda bisa memenuhi skedul tersebut. Jawaban ini lebih masuk akal, daripada mengatakan Anda tidak ada pekerjaan sehingga dapat memenuhi skedul yang ditawarkan. Hal ini membuat penerima email meragukan kapabilitas dan posisi Anda.
5. Kalimat “Ini mudah sekali”, ganti dengan “Ini tidak sesulit yang Anda bayangkan”
Kalimat “Ini mudah sekali” akan mengesankan anda sombong serta mudah menggampangkan sesuatu. Mengatakan “Ini tidak sesulit yang Anda bayangkan” akan membuat si penerima email menganggap Anda cerdas dan mendorong dia juga memikirkan cara lain mengatasi permasalahannya.
6. Kalimat “Saya kira”, ganti dengan “Dalam pemahaman saya”
Hindari menggunakan kalimat “kira-kira” atau “mungkin”, karena akan memberi kesan Anda tidak yakin dan hal yang dibahas belum tentu benar. Dengan mengatakan “dalam pemahaman saya” akan menghindarkan Anda dari persepsi Anda adalah peragu, karena kalimat ini memberi otoritas pada Anda.
7. Kalimat “Saya sedang sibuk”, ganti dengan “Bisakah kita melanjutkan hal ini nanti?”
Sebaiknya jangan mengatakan Anda sibuk, meskipun Anda benar-benar sibuk. Ini akan memberi kesan Anda tidak memprioritaskan si penerima email. Dengan memintanya untuk menjadwalkan ulang pembahasan atau pertemuan akan membuat si penerima email langsung mengerti bahwa Anda sebenarnya sibuk tanpa perlu memberitahukannya secara langsung, dan dia tidak merasa disepelekan.
Kesalahan-kesalahan dalam aktivitas menulis email di atas mungkin secara tidak sadar sering kita lakukan. Sekarang Anda sudah tahu hal-hal apa yang harus dihindari saat menulis email, jangan melakukannya lagi. Bangun image positif sebaik-baiknya melalui email sehingga setiap orang akan mengangap Anda adalah orang yang tepat untuk diajak bekerjasama dan kompoten.
